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水电项目档案分类及档号编制探究

来源:企业改革与管理 【在线投稿】 栏目:期刊导读 时间:2020-05-29
作者:网站采编
关键词:
摘要:《水电企业档案分类表6-9大类》自颁布实施以来已经20多年,在规范水电企业档案管理方面发挥着重要作用,随着水电企业改革的不断深入,其项目档案管理应作出相应的调整。当前,重
《水电企业档案分类表6-9大类》自颁布实施以来已经20多年,在规范水电企业档案管理方面发挥着重要作用,随着水电企业改革的不断深入,其项目档案管理应作出相应的调整。当前,重点是要做好分类和档号编制工作,以满足水电事业快速发展的现实需要。 1 分类号设置 档案分类是根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系,遵循统一原则和要求,采用科学、适用的方法,对水电项目归档文件进行分类。分类号便是用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。据此,水电项目6-9大类(6电力生产管理,7科技管理和研究,8基本建设,9设备仪器)中,应设置四级目录。除按照《分类表》外,还应参考《水利水电工程施工质量检验与评定规程水利水电枢纽工程项目划分表》进行相应的设置。 可见,水电项目档案采取“四段式档号”:项目代号+分类号(一)+分类号(二)+案卷号或项目代号+分类号(二)+分类号(一)+案卷号构成。其中:(1)“分类号(一)”作为整个项目档号的第2段,主要是指《分类表6-9类》,这一类档案一般按照“活动性质”进行细分,未涵盖的类目则根据实际需要选择相应的增添。(2)“分类(二)”作为整个项目档号的第3段,一般按照“项目”进行细分,前2位数表示水电项目单位工程,而后2位则表示水电项目分部工程,若无分部工程,则可以选择用“00”表示。(3)案卷号作为整个项目档号的第4段,可根据水电项目工程的现实需要,设定三级类目,其格式组成应为:001-999。(4)卷内序号,依照阿拉伯数字从“1”编写,1-999作为流水号序号,序号格式为1-999。 2 档号编制 档号是指在整理和管理水电项目档案过程中,以字符形式赋予档案一组代码,是存取档案的标记。为便于后期查找利用,以及展现水利项目档案材料类型,在此也选择用四段式表示,每一段之间用“—”隔开。档号每一段由0-9阿拉伯数字进行标识。具体讲,(1)6大类:“电力生产管理”不涉及具体的“项目”,因此,分类(一)和分类(二)选择不同的标准划分。其中,前者按照“活动性质”,后者则按照“年度”。其档号的组成应是“目录号+6大类+年度+案卷号”。(2)7大类:“科技管理和研究”,也不涉及具体的“项目”,分类(一)和分类(二)也参照6大类按照不同的标准进行划分。其中,前者按照“课题类别”(首位应是“7”,后三位按照000-999标识),后者按照“年度”进行相应的划分。其档号的组成应是“目录号+7大类(7001-7999)+年度+案卷号”。(3)8大类:“基本建设”,该类别较为复杂,其中,8004-8009属于工程管理类,分类(一)和分类(二)分别按照“活动性质”和“年度”进行档号分类:“目录号+(8004-8009) +年度+案卷号”;8000-8003,以及801、802、806-808类目中,分类(一)按照“活动性质”进项档号分类,因不涉及具体项目,不考虑年份,因此这一类目水利档案分类(二)应选“0000”表示。其具体的档号分类应为:“目录号+(8000-8003、801、802、806-808)+0000+案卷号。803-805作为水电土建工程施工文件、设备及管线安装施工文件、电气和仪表安装施工文件等,分类(一)和分类(二)应分别按照“活动性质”和“项目”进行档号划分:目录号+(803-805)+(单位工程+分部工程)+案卷号。(4)9大类:“设备仪器”文件,其分类(一)和分类(二)应分别按照“活动性质”和“项目”进行档号划分:“目录号+9大类+(单位工程+分部工程)+案卷号”。 3 分类配套 编制分类表应将每一级类目进行详细的注释,做好分类准确,便于同类型水电档案案卷的集中管理。其中,6-9大类的档案案卷,应严格按照类目注释做好归类配套工作。有些属于同一设备或同一单项工程的则无需分类配套。如“820泄洪建筑”属金属结构类,应配套划入“922金属结构”。6-9大类中类目标识末位是“0”的类目,属“综合”类,在具体分类时应按照档案文件的具体内容进行划分,若其中内容涉及多个以上同级类目无法划入某一类目的,则可归入同级类目“综合”类;6-9大类中类目末位标识为“9”的类目,一般为“其他”,当档案文件无法归入已有类目的某一类目时,可以将其归入到同级类目“其他”。 《水电企业档案分类表6-9大类》自颁布实施以来已经20多年,在规范水电企业档案管理方面发挥着重要作用,随着水电企业改革的不断深入,其项目档案管理应作出相应的调整。当前,重点是要做好分类和档号编制工作,以满足水电事业快速发展的现实需要。1 分类号设置档案分类是根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系,遵循统一原则和要求,采用科学、适用的方法,对水电项目归档文件进行分类。分类号便是用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。据此,水电项目6-9大类(6电力生产管理,7科技管理和研究,8基本建设,9设备仪器)中,应设置四级目录。除按照《分类表》外,还应参考《水利水电工程施工质量检验与评定规程水利水电枢纽工程项目划分表》进行相应的设置。可见,水电项目档案采取“四段式档号”:项目代号+分类号(一)+分类号(二)+案卷号或项目代号+分类号(二)+分类号(一)+案卷号构成。其中:(1)“分类号(一)”作为整个项目档号的第2段,主要是指《分类表6-9类》,这一类档案一般按照“活动性质”进行细分,未涵盖的类目则根据实际需要选择相应的增添。(2)“分类(二)”作为整个项目档号的第3段,一般按照“项目”进行细分,前2位数表示水电项目单位工程,而后2位则表示水电项目分部工程,若无分部工程,则可以选择用“00”表示。(3)案卷号作为整个项目档号的第4段,可根据水电项目工程的现实需要,设定三级类目,其格式组成应为:001-999。(4)卷内序号,依照阿拉伯数字从“1”编写,1-999作为流水号序号,序号格式为1-999。2 档号编制档号是指在整理和管理水电项目档案过程中,以字符形式赋予档案一组代码,是存取档案的标记。为便于后期查找利用,以及展现水利项目档案材料类型,在此也选择用四段式表示,每一段之间用“—”隔开。档号每一段由0-9阿拉伯数字进行标识。具体讲,(1)6大类:“电力生产管理”不涉及具体的“项目”,因此,分类(一)和分类(二)选择不同的标准划分。其中,前者按照“活动性质”,后者则按照“年度”。其档号的组成应是“目录号+6大类+年度+案卷号”。(2)7大类:“科技管理和研究”,也不涉及具体的“项目”,分类(一)和分类(二)也参照6大类按照不同的标准进行划分。其中,前者按照“课题类别”(首位应是“7”,后三位按照000-999标识),后者按照“年度”进行相应的划分。其档号的组成应是“目录号+7大类(7001-7999)+年度+案卷号”。(3)8大类:“基本建设”,该类别较为复杂,其中,8004-8009属于工程管理类,分类(一)和分类(二)分别按照“活动性质”和“年度”进行档号分类:“目录号+(8004-8009) +年度+案卷号”;8000-8003,以及801、802、806-808类目中,分类(一)按照“活动性质”进项档号分类,因不涉及具体项目,不考虑年份,因此这一类目水利档案分类(二)应选“0000”表示。其具体的档号分类应为:“目录号+(8000-8003、801、802、806-808)+0000+案卷号。803-805作为水电土建工程施工文件、设备及管线安装施工文件、电气和仪表安装施工文件等,分类(一)和分类(二)应分别按照“活动性质”和“项目”进行档号划分:目录号+(803-805)+(单位工程+分部工程)+案卷号。(4)9大类:“设备仪器”文件,其分类(一)和分类(二)应分别按照“活动性质”和“项目”进行档号划分:“目录号+9大类+(单位工程+分部工程)+案卷号”。3 分类配套编制分类表应将每一级类目进行详细的注释,做好分类准确,便于同类型水电档案案卷的集中管理。其中,6-9大类的档案案卷,应严格按照类目注释做好归类配套工作。有些属于同一设备或同一单项工程的则无需分类配套。如“820泄洪建筑”属金属结构类,应配套划入“922金属结构”。6-9大类中类目标识末位是“0”的类目,属“综合”类,在具体分类时应按照档案文件的具体内容进行划分,若其中内容涉及多个以上同级类目无法划入某一类目的,则可归入同级类目“综合”类;6-9大类中类目末位标识为“9”的类目,一般为“其他”,当档案文件无法归入已有类目的某一类目时,可以将其归入到同级类目“其他”。

文章来源:《企业改革与管理》 网址: http://www.qyggygl.cn/qikandaodu/2020/0529/338.html



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