新时期企业档案管理体制发展探析

连云港港口 在社会经济建设跨越发展的背景下，市场竞争不断加剧，企业为了适应经济改革的浪潮，适应新时期经济发展格局，创造最大的经济效益和社会效益，不断整合改造、转换经营机制。随着企业改革的不断推进，新时期的企业档案管理也慢慢开始树立市场意识，工作重心从档案单一的实体管理向信息管理转移。企业档案管理体制应与市场经济发展的运行机制和模式相适应，与企业经济建设紧密结合，为企业参与市场竞争提供大量适销对路的档案信息，让档案信息资源成为企业稳定发展的重要动力源。笔者以所在单位连云港港口控股集团为例，分析当前企业档案管理体制所存在的不足，阐述实际管理中企业档案管理体制的发展方向。 一、企业档案管理的特点及作用 企业种类繁多、门类不一，这就造成企业档案资料的形成内容具有多样性。连云港港口控股集团是以港口集团资产为主体，多家涉港经营性资产组建，按照港产城融合发展要求形成的以资产、资本为纽带，运用市场手段，建立互利共赢的港口经营新主体。集团下属的全资公司、参控股公司、集体企业多达61家。这些单位所涉及的档案门类除了文书、会计、实物等档案外，最为复杂的就是经济科技档案。近几年来，集团为了推动港口经济的新发展，响应国家的号召努力打造区域性国际枢纽港和“一带一路”交汇点建设，集团启动了大规模的港口基地和基础性设施建设。因此集团档案员接触到许多专业设计档案、城建档案、基本建设工程档案、设备档案、工艺档案、科研档案以及经济档案等，这就凸显出企业档案资料来源广泛、内容种类复杂多样的特点。 做好企业档案管理，可使档案信息更好地转化为企业生产力。企业档案是企业生产、建设、科研过程中形成，是广大职工劳动成果和智慧的结晶，是企业正常经营发展的依据和必要条件之一。例如：集团下属某单位，长期经营的码头泊位始建于20世纪70年代，由于年久失修，桩基出现腐蚀需要维修，于是派技术人员到档案馆查阅泊位的水工建筑物工程竣工图纸，但码头建设时期档案归档工作处于恢复整顿阶段，移交的工程资料有部分缺失，馆内没有查阅到完整的竣工图纸，没有一个完整的科技信息数据。这对码头维修工作带来了很大困难，因此反复的勘察、测量、研究，造成人力、物力、财力和时间的浪费。这方面的事例不少。当前随着科学技术的不断发展，档案生产力作用越来越明显，由此可见企业档案是构成生产力的要素之一，做好企业档案工作对于促进企业健康发展、提高经济效益具有重要意义。 二、目前企业档案管理体制所存在的问题 1.对档案管理工作存在认识上的误区，企业档案工作推进困难 企业的存在是以盈利为目的，以经济建设为中心。因此部分领导对档案这个不会直接“创收”的工作，没有引起相应的重视，档案意识非常淡薄，档案观念依旧停留在老黄历上，不求接纳新思路、新观点。笔者在走访基层单位时经常听到有人说：“档案只是代表过去，花费大量的人力物力去整理档案得不偿失。”他们认为档案管理工作仅仅是简单的保管性事务，只要“守好摊”就行。这些思想恰恰说明少许企业领导对档案管理工作认识的欠缺，甚至步入了误区。集团档案馆每年都会对基层单位进行档案工作规范化考核，我们在检查中发现，有的单位档案工作人员调动频繁，交接工作做不到位，新上手的档案员经验不足，对档案认识模糊，收集范围不清楚，整理归档就更谈不上了，上世纪七八十年代出现的捆捆扎扎的现象再现，档案室就是“杂物室”。这些问题的产生，其重要原因就是单位领导对档案工作认识不足，监督力度不强，未能对档案工作所需的人财物和档案整理归档时间给予充分的保证。虽然有的单位把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但许多档案员只是虚设，真正把档案管理工作作为各单位工作不可或缺的环节来抓还存在缺失，由此造成了企业档案管理工作一直处于止步不前的状态。 2.缺乏熟悉企业业务的复合型档案人才 企业档案管理尤其是港口建设项目档案管理，涉及面广，对档案工作者的专业性与技术性要求高。集团下属单位在生产建设过程中产生各种设计资料、图纸、数据，如果这些档案资料不按照专业分类、收集、整理、保管，很可能就会成为“死档”，将对企业造成无法挽回的损失。然而下属单位的档案管理人员往往对公司业务内容知之甚少，业务部门、技术人员移交文件材料过程中，指导监督跟不上。上述因素的存在影响了档案收集的齐全完整。 三、优化企业档案管理体制的对策 1.结合企业管理模式和特点，健全企业档案管理制度。我国对档案工作实行的是集中统一管理制度，然而像港口控股集团这样的企业下属单位很多，专业涉及领域很广，不分专业不分系统则难以管好。在综合性强的企业机构，档案工作需要坚持统一领导、分级管理的原则。为了避免档案管理混乱情况的出现，集团依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《全宗卷规范》《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等国家行业标准为基础，根据港口企业的实际情况编制了《连云港港口控股集团有限公司档案管理办法》，要求各基层单位参照执行，实现了档案管理制度的标准化，保障了集团档案体系的统一与规范。 2.摆正档案管理工作与企业经济建设的关系。笔者认为有些领导对档案工作不重视，档案意识不强，档案工作在企业中没有地位，其中重要原因在于档案管理部门和档案人员中心意识不强，没有从“老一套”的思维方式中解放出来。只要切实转变思想观念，不断增强档案工作者的企业意识，紧紧围绕经济建设这个中心，改变服务方式，从后台走向前台，使档案库成为企业发展的“智慧库”，真正树立起档案工作者的光荣感和责任感，充分发挥和体现档案工作特有的作用和自身存在活力的价值，档案工作在企业的经济建设中就一定有作为、有地位。 3.打造具有综合素质的档案管理团队。新时期的企业建设离不开现代化的人才，高水平的企业档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。企业档案管理人员掌握档案管理知识技能是必须的，但还不够。高素质的档案管理团队，还应该熟悉企业各项业务，只有这样，档案工作才能适应企业发展需要，才能寻找到为企业发展服务的切入点。企业档案管理网络中的专兼职档案人员是一支动态队伍，特别是部门的兼职档案人员，变动频繁，这是大部分企业的特点，想改变这种状况是很难的。但是作为企业和企业档案部门，应针对企业发展和企业档案工作的实际需求，加强对档案工作者的适岗培训，不断提升档案工作人员的专业技能和综合素养。作为一支良好的团队，应定期对企业档案工作与企业发展的适应性状况进行分析，总结经验，探索问题，充分发挥团队的集体智慧，这样既提升了档案工作人员发现问题、分析问题和解决问题的能力，又体现了团队的精诚合作精神，更能切合企业发展的需求。 4.强化档案宣传意识。企业档案管理部门应利用各种有效载体，将《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育工作引向深入，坚持常态化，使企业的档案和档案工作深入人心。企业档案部门应善于挖掘馆室藏档案资源，紧密围绕企业中心工作和长远发展规划，编研领导决策参考所需材料；通过网络媒体等形式加大企业文化宣传力度；通过陈列展览等形式展示企业历史发展足迹和成就，使其成为激励企业员工爱企爱岗的教育基地，成为企业对外宣传的窗口。只有坚持不懈、广泛而深入地开展档案宣传工作，才能逐步推动企业档案意识和档案法制观念的整体提高。 档案工作是企业重要基础工作，企业档案部门必须加强自身建设，提高整体管理水平，大力开发企业档案信息资源，更好地为企业的生产经营和管理服务，在推动企业健康发展中彰显档案工作的应有价值。

文章来源：《企业改革与管理》 网址: http://www.qyggygl.cn/qikandaodu/2020/0529/333.html